お問い合わせメールへの対応の考え方
HPやブログで生徒さんを集客していくと、一番最初の接点は、メールでのお問い合わせになることが多いと思います。
この後の返信がお客様がきてくださるのか、そうでないかを決めるポイントになります。
なので、メール対応は非常に重要になります。
メール対応で大事なのは、相手の方を思いやる気持ち。
知らない人に連絡を取るのは、勇気が入りませんか？
私は、勇気が入ります。
どうしようかなと悩んで。
物によっては、何日も悩んで、やっぱりと思った時に送ったりします。
そうでない方もいるかもしれませんが、私のような方、結構いらっしゃるのではないかと思います。
ということは、お客様も、ちょっと不安の中、勇気を持って連絡してくれたのかもしれません。
そんな気持ちに寄り添う。
温かい一言。
そして、たくさんある中から、自分のところを選んでくれた感謝。
それは、しっかりと伝えた方がいいと思います。
その上で、お問い合わせ内容にしっかり答える。
答える時は、全くわからない人が読んでもわかりやすくなっているかがポイントです。
自分たちは、毎日その仕事をしています。
いわばプロ。
ですが、お客様は初めての方なのです。
その方でもわかりやすく説明できているのか？
ここはとても大事なことです。
そんなの当たり前だろ。できてるよと思われますか？
ですが、できてないこと、けっこう多いんです。
気づかないで、専門用語を使っていることがあります。
普通の人にも伝わる言葉なのか？もう一度見直してみてください。
もしわからなかったら、自分の仕事のことは全くわからないという人に文章を読んでもらってください。
それで理解できたら、合格です。
できないところがあったら、そこは、わかるような言葉に直してみてください。
文章的に言うと、小学６年生でもわかるような文章がいいです。
漢字も難しいものは使わず、ひらがなにします。
私は、読み方が複数あるものも、間違えるといけないので、ひらがなにします。
わかりづらいものについては、具体例を入れて書きます。
例えば、
「伝筆（つてふで）って、居酒屋の看板とか、POPにありそうなヘタウマだけど、憎めない感じがして、見ているだけで気持ちがほっこりしてくる筆文字なんです。」
なんて感じに書いています。
文章が長くなってしまう時は、改行や空白行を入れて、読みやすくします。
相手の方にわかりやすい、そして読みやすいを心がけていきましょう。
メールを書いている時には見えませんが、メールを開いて読んでいる、そのお客様のことを考えて書くことが大事です。
見えないかもしれないけれど、その気持ちは確実にお客様に伝わります。
そこから、自分の教室に来てくれたり、ファンになってくれたりすることもたくさんあるんです。
